O Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul disponibiliza a nova versão da Tabela de Temporalidade de Documentos Forenses e Administrativos, atualizada até 26 de maio de 2025. O documento passa a estar plenamente compatível com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), alinhando-se às diretrizes de modernização administrativa e à Política de Gestão Documental e de Memória da instituição.
Organizada pela Assessoria de Gestão Documental e Memória e pela Coordenadoria de Acervo Bibliográfico, Jurisprudência e Legislação, a atualização é um avanço na racionalização do acervo físico e digital do Poder Judiciário de MS, facilitando o arquivamento, a tramitação e a destinação final dos documentos conforme sua relevância jurídica, histórica ou administrativa.
A nova Tabela classifica os documentos em três categorias principais: Guarda Eventual (GE): documentos de interesse passageiro, com temporalidade máxima de dois anos; Guarda Temporária (GT): com validade de até dez anos, com possibilidade de digitalização e posterior eliminação; e Guarda Permanente (GP): documentos com valor histórico, cultural ou legal, mantidos por tempo indeterminado. O arquivamento de todos os documentos é de responsabilidade da gestão documental.
A identificação visual dos documentos também foi padronizada: etiquetas vermelhas (GE), azuis (GT) e verdes (GP), promovendo maior clareza no controle dos acervos. Além disso, a inserção de prazos específicos e detalhamento por área, como gestão de pessoas, patrimônio, serviços, orçamento e atividade forense, aprimora o tratamento técnico dos arquivos.
Com a compatibilização com o SEI, todo o ciclo documental, desde a produção até o descarte ou preservação, será integrado ao ambiente digital, promovendo agilidade, segurança da informação e sustentabilidade. A iniciativa também atende a normativas nacionais, como a Resolução nº 324/2020 do CNJ, que institui o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname).
A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) será responsável pela análise de casos não previstos na Tabela e orientará os setores sobre procedimentos de organização e eliminação. A Escola Judicial do TJMS (Ejud-MS) irá promover treinamentos regulares com foco em gestão documental e memória institucional.
